Im Gegensatz zu einem Geschäftsprozess, der eine Folge von Aktivitäten mit dem Ziel einer Leistungserstellung beschreibt, ist ein Arbeitsablauf (engl. Workflow) eine Menge von automatisiert ablaufenden Aktivitäten. Ein Geschäftsprozess wird also automatisiert, gemäss einem im System hinterlegtem Ablauf/Algorithmus abgewickelt. Das Ziel ist hierbei also weniger eine Dokumentation für die Mitarbeiter als eine mögliche (Teil-)Automatisierbarkeit der Ausführung.

Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedenster Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in die jeweiligen Arbeitsabläufe sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt. Dieses ist ein Softwaresystem, das die Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt. Die Aufgabe eines Workflowmanagementsystems lässt sich so ausdrücken: Es geht darum zu koordinieren, Wer (Rollen), Was (Aufgabe), Wann (Prozess) und Wie (Umgebung) bearbeitet.