Wer Software im Projektmanagement konsequent und richtig einsetzt, kann sich die Projektarbeit wesentlich erleichtern.

• Software zwingt zur Disziplin
• Mit Software können Verlauf und Ergebnisse von Projekten viel besser ausgewertet werden. Viele Software-Lösungen bieten umfangreiche Module zur Projektauswertung an
• Termine, Kosten und der Einsatz von Ressourcen lassen sich mit Software überwachen und kontrollieren
• Details und Verlauf des Projektes lassen sich grafisch darstellen
• Änderungen am Projekt (und die kommen oft mittendrin vor) lassen sich mit Software viel besser bewältigen
• Was wäre wenn? Mit Software lassen sich verschiedene Szenarien rasch und bequem vergleichen

Natürlich ist die Einführung einer speziellen Software mit Kosten und Zeitaufwand verbunden. Ein Softwarepaket muss angeschafft und Mitarbeiter müssen geschult werden. Nur: die Kosten für die Software und die Schulung sind Peanuts gegen die Vorteile, die der Einsatz von Software bringt.

Projektmanagement hat zum Ziel, das zu leitende Projekt zu einem Resultat (Produkt) von höchster Qualität bei niedrigen Kosten zu führen,

• das die zuvor definierten Anforderungen erfüllt
• das dabei bestehende Einschränkungen berücksichtigt
• und das so effizient wie möglich hergestellt wurde

Im Projektmanagement wird versucht, diese Effizienz durch Organisation, Planung, Monitoring, Controlling und Korrektur der notwendigen Massnahmen zu verwirklichen. Das hergestellte Produkt soll den Anteilseignern erlauben, ihre Ziele zu erreichen. Projektmanagement impliziert im Wesentlichen das Herstellen einer optimal angepassten Projektumgebung

Das Projekt kann nur in einer Umgebung durchgeführt werden, die die erforderlichen Bedürfnisse voll unterstützt. Das schliesst Dinge wie Organisation, Beschaffung der benötigten Ressourcen, vorausschauendes Handeln und schnelle Problemlösungen ein und sollte in einer ruhigen und komfortablen, von aussen abgeschotteten Umgebung vonstatten gehen.

Die Projektumgebung wird sich stets weiter entwickeln. Dabei spielen externe Einflüsse wie zum Beispiel Probleme oder Druck von aussen eine grosse Rolle. In der Folge können Änderungen in der Organisation notwendig werden. Der Projektmanager muss die Umgebung dergestalt anpassen, dass jederzeit ein effektives Arbeiten möglich ist.

Nach Start des Projektes wird die Sicht der Dinge klarer und detaillierter werden. Neue Tatsachen werden bekannt oder es können Probleme auftreten. Daher muss der Projektplan stets weiter detailliert und möglicherweise angepasst werden, um effizientes Arbeiten zu gewährleisten.